Postingan ini adalah lanjutan terakhir dari pembahasan How To Analyze and Improve Flow Process Part 1 dan Part 2. silahkan buka kembali link tersebut untuk lebih memahami postingan dibawah.
Mungkin dalam setiap analisa proses bisnis—terutama bila sektor anda adalah swasta—faktor cost dalam setiap improvement merupakan elemen yang tidak boleh dilewatkan. Intinya, benefit yang didapatkan harus lebih besar dari cost yang dikeluarkan, dari margin cost dan benefit tersebut service level dari setiap improvement dapat diukur.
Melanjutkan postingan saya sebelumnya, inilah rangkaian akhir dari analisa dan propose solusi untuk problem yang kita dapati di Tim X (link) yang membahas bagaimana perhitungan cost-benefit dalam setiap improvement. Contoh yang saya berikan disini dibuat sesederhana mungkin untuk menghindari kompleksitas case yang mungkin muncul.
Pendekatan yang saya gunakan adalah Cost VS Potential Loss, dimana dalam hal ini kita akan membandingkan cost yang terpakai untuk menjalankan to-be process (proposed process), dan potential loss yang terjadi bila menggunakan as-is process (current process).
Asumsikan bahwa data-data dan informasi untuk menjawab pertanyaan dibawah telah kita dapatkan dari Tim X.
- Berapa rata-rata ongkos perbaikan tiap device?
- Apakah ada jenis-jenis perbaikan? Misalnya service only atau service+penggantian?
- Berapa rata-rata device yang rusak selama 1 minggu, 1 bulan?
Untuk data dibawah dapat dimintakan dengan Tim terkait yang menangani Operasi Lapangan, misalnya supervisor cabang, coordinator area lapangan dsb. Datanya adalah sbb:
- Rata-rata jumlah pekerjaan yang menggunakan device selama 1 hari
- Harga per 1 aktifitas yang menggunakan device yang dimasukkan ke billing
Dari data-data tersebut lakukan pengolahan sederhana, hingga didapatkan summary sebagai berikut :
Table diatas adalah summary jumlah device yang rusak dalam sebulan. Mulai dari November 2013 s/d September 2014. Semakin banyak history data yang dikumpulkan semakin baik, saya biasa menggunakan data 4-5 bulan kebelakang untuk menganalisa history dan habit di tiap proses.
Perlu saya jelaskan bahwa header internal service, service + repair, repair only sebelumnya tidak ada pada raw data yang diberikan oleh Tim X. Di bagian-bagian seperti inilah jam terbang Data Analyst diuji, untuk menggali lebih dalam berlian apa yang terkandung dalam data tersebut. Saya secara sederhana menggunakan asumsi dan sedikit konfirmasi dari Tim X untuk membuat header diatas bernilai valid.
Lebih jelasnya, coba perhatikan dua data pada table berikut :
Terdapat perbedaan sparepart fee yang cukup signifikan antara kedua table. Feeling saya pasti salah satu dari ini adalah ongkos service saja, tanpa penggantian part. Tinggal konfirmasikan dugaan tersebut ke Tim X untuk membuat hipotesa anda valid.
Selanjutnya, buatkan marking pada tiap baris untuk menandakan bahwa baris tersebut termasuk kategori Service Only atau dengan Service+Penggantian Part. Untuk marking dapat gunakan logic berikut di row Excel anda (di sebelah kiri kolom no PR, jika gunakan sample saya) :
IF {sparepart fee} > 75000, THEN “Service+Penggantian Part” ELSE “Service Only”
Bandingkan juga data tersebut dengan data lain yang anda dapatkan, misalnya Tim X dalam wawancara mengatakan bahwa ada perbaikan device yang bisa dilakukan sendiri secara Internal di Tim X sehingga tidak harus dikirim ke Vendor Perbaikan, buatkan juga remarks “Perbaikan di Internal” tersebut dalam data anda, sehingga perhitungan jumlah device yang benar-benar dikirim ke Vendor semakin akurat. Dalam olahan data kali ini saya representasikan header Internal Service adalah perbaikan di internal Tim X (dapat dilihat kembali di table Summary). Setelah selesai rapi-rapi data, create pivot tablenya ☺
Masih dengan sumber data di table yang sama, buatlah hitungan rata-rata biaya perbaikan baik untuk service only ataupun dengan penggantian. Kemudian lakukan kalkulasi sederhana sehingga didapatkan hasil sebagai berikut :
Dari summary diatas didapatkan bahwa dibutuhkan deposit sebesar 13juta sebagai dana cadangan agar to-be process yang dapat menghemat waktu penyediaan device 3 minggu lebih cepat (link) dapat diimplementasikan.. ☺
Kembali ke pendekatan yang saya singgung diatas, selanjutnya kita akan menghitung potential loss bila as-is process masih tetap dijalankan. Mohon lihat sejenak table berikut :
Informasi diatas didapat dari hasil olahan data dari coordinator lapangan yang dicombine dengan rata-rata device unavaible pada hitungan sebelumnya.
- Unavailable device : jumlah device yang tidak dapat digunakan oleh member operasional karena berada di Tim X untuk perbaikan
- Average Activity/day : aktifitas rata-rata yang didapatkan 1 member operasional selama satu hari, yaitu di kisaran 20 aktifitas
- Dengan perkalian dan penjumlahan sederhana akan didapatkan bahwa dalam 1 hari operasional kehilangan kesempatan untuk mencetak rupiah sebanyak 27 juta/days. Jika dikonversi ke jumlah hari kerja selama satu bulan, maka rata-rata jumlah device yang rusak akan mengakibatkan perusahaan kehilangan potential income sebesar 600 juta selama sebulan!
Silahkan bandingkan cost yang dibutuhkan sebesar 13 juta dengan potential loss yang muncul sebanyak 600 juta, jika management bersikeras masih menggunakan proses perbaikan device model terdahulu.. ☺
Dalam perhitungan cost-benefit menggunakan Excel, ada baiknya untuk menguasai beberapa fungsi dan formula yang berlaku di Excel. Fungsi vital yang harus dikuasai adalah VLOOKUP dan Pivot Table (Pivot Tutorial). selain itu juga, asah kemampuan untuk melihat data lebih dalam dengan membaca pola-pola yang ada. kumpulkan semua data yang relevan kemudian buatkan sebuah mindmap untuk mempermudah kita dalam mengeksplorasi data yang ada dan melihat keterhubungannya.
==========
Post ke depan saya akan sedikit cerita mengenai Personal Grooming dalam business process improvement. Insight ini saya dapat ketika berada dalam angkot jurusan Pasar Minggu - Depok, seorang pengamen tiba-tiba masuk dan bernyanyi dan selesai bernyanyi dengan belasan ribu di tangannya. silahkan sabar menunggu cerita menarik ini :)
